Potřebné oprávnění: Admin
Potřebujete ve svém účtu, nebo účtu zaměstnance zálohovat data? G Suite nabízí několik možných postupů.
Vytvoření kopie účtu Google Workspace
Pro toto řešení je nutné znát heslo k účtu, který chcete zálohovat. Pro vytvoření kopie Google Workspace účtu je vhodný nástroj Google Takeout. Přihlašte se do Google Takeout s účtem, jehož kopii chcete mít a rozhraní tohoto nástroje vás procesem intuitivně provede. Záleží pouze na vás, jaká data se rozhodnete uložit. Google Takeout umožňuje vytvořit archiv o maximální velikosti 50 GB. Archiv poté doporučujeme uložit na bezpečné místo.
Migrace dat do Outlooku
I pro toto řešení je nutné znát heslo k účtu, který chcete zálohovat. Pokud chcete poštu, kontakty a kalendář zálohovat do prostředí Outlooku, využijte doplněk pro synchronizaci dat GASMO, který se po nainstalování a zadání vašich přihlašovacích údajů sám nastaví. Pokud zálohujete větší schránku, nezapomeňte zvětšit velikost pst souboru. Pokud plánujete později takto zálohovanou poštu migrovat do schránky zaměstnance, preferujte zálohu do PST souboru. PST soubor lze jednoduchým způsobem migrovat pomocí migračního nástroje. MBOX formát nikoliv.
U obou výše zmíněných řešení je nutné mít plný přístup k účtům, u kterých si přejete zálohu vytvořit. Výjimkou se může stát služba Gmail, která lze zálohovat bez znalosti uživatelského hesla pomocí nástroje GAM. Nejedná se ale už o administrátorsky jednoduché řešení. O pokročilých možnostech správy Google Workspace se můžete dočíst v tomto článku.
Řešení třetích stran
Samozřejmě existuje i celá řada nástrojů třetích stran, které lze využít pro automatickou zálohu dat všech uživatelů (například i několikrát denně). Některé nástroje jsou placené, jiné nikoliv. Vzhledem k tomu, že se jedná o nástroje třetích stran, tak k nim Revolgy neposkytuje zákaznickou podporu.
Potřebujete nutně zálohovat?
Zálohovat je dobré a správné, o tom nikdo nepolemizuje, avšak je potřeba vzít v potaz jaký typ dat máte v rámci Google Workspace uložen a jakým způsobem fungují cloudové řešení v rámci G Suite. Soubory se ukládají na servery (v případě dokumentů na Google Disku i všechny úpravu) a pokud tak data sami nesmažete, pravděpodobně o ně nepřijdete. Je potřeba se tedy zamyslet, zdali zálohovaná řešení v podobě třetích stran opravdu potřebujete. V případě ztráty dat (email a soubory na Google disku) je totiž možné je do 25 dnů obnovit.
Obnovení e-mailů a souborů na Google disku
Pokud uživatel v rámci Google Workspace nějakým způsobem přišel o důležitá data, ať už způsobem, že je smazal, či nějak nežádoucně upravil, je možné je skrz administrátorskou konzoli do 25 dnů určitým způsobem obnovit. Toto obnovení má však svá specifika a limity. Více o tomto způsobu obnovení naleznete zde. Částečně lze k zálohování či obnovení využít i nástroje Google Vault (Google Sejf), který je možné dokoupit dokoupit díky vyšší verzi. Pro Google Workspace Enterprise, Google Workspace Business Plus je v ceně služby. Obecně ale tento nástroj neslouží k zálohování. Více o Google Sejfu se můžete dočíst zde.